Hoe optimaliseer je je IT voor hybride werken met Microsoft 365?

Geschreven door

Margo Kosters
22/04/2021

Binnen Synergics hebben we een ruime menukaart om alles uit jouw digitale transformatie te halen. In dit artikel zetten we alles op een rij over de hybride manier van werken, en dat op basis van Intelligent Communications (IC). Nog nooit van gehoord? Wees gerust, in enkele minuten tijd ben je niet alleen helemaal mee, maar ook overtuigd van de kracht van IC voor jouw organisatie!

Waarom Microsoft 365?

Microsoft 365 biedt je organisatie een waaier aan mogelijkheden om optimaal plaats en tijdsonafhankelijk te werken. De applicaties binnen dit ecosysteem staan in contact met elkaar en wisselen onderling gegevens uit.

Wat betekent dat in de praktijk? De agenda die je in Outlook ziet, vind je terug binnen Microsoft Teams als een rechtstreekse spiegel. En in je To-Do app kan je niet alleen nieuwe taken noteren, maar ook importeren vanuit de Planner app. Zelfs gemarkeerde e-mails uit Outlook kan je naadloos toevoegen aan de app! Deze efficiënte werking smaakt naar meer, nietwaar?

Intelligente Communicatie als onmisbare schakel

En er is zelfs een manier om nóg meer uit het Microsoft 365 aanbod te halen: Intelligent Communications. Binnen Synergics benaderen we deze onmisbare schakel vanuit een vierdelig aanbod:

  1. Teams+
  2. CallTeams+
  3. HybridMeetings+
  4. EngageTeams+

Teams+

Laat ons voorop stellen dat we in de hybride manier van werken onmogelijk zonder Microsoft Teams kunnen. Dit is hét platform waar we onze dagelijkse manier van werken beheren. De heilige graal van intelligente communicatie, dus! Met ons Teams+ aanbod komt alles wat we nodig hebben voor onze werkdag samen:

  • Vergaderen
  • Chatten
  • Plannen

CallTeams+

Hybrid working vraagt om snelle en efficiënte communicatie. Even mondeling een vraag stellen aan een collega helpt hierbij. Door via CallTeams+ in te zetten op bellen in Teams, garandeer je de beste bereikbaarheid voor collega´s! Ideaal voor wie tijdelijk geen internet heeft of onderweg is naar een klant. Komt er een telefoontje binnen voor jouw afdeling en kregen jullie in een fysieke kantooromgeving gelijktijdig een rinkelend geluid op je toestel? Dankzij CallTeams+ kan je dit principe perfect nabootsen. Of je nu op kantoor, thuis of in de bar om de hoek werkt.

Een kleine kanttekening hierbij: waak over het welzijn van je werknemers. In onze CallTeams+ workshops schenken we daarom extra aandacht aan de werk-privébalans. Niets zo vervelend als tijdens je vakantie een werktelefoontje doorgeschakeld krijgen. Daarom kan elke collega een professioneel voicemailbericht in spreken en oproepen vlot doorschakelen naar de juiste collega of antwoordgroep.

HybridMeetings+

Was je van plan om op kantoor fysiek deel te nemen aan het wekelijkse overleg met je team? Maar zit je nog vast in een vertraagde trein? Geen nood, met een klik op ´deelnemen aan Teams vergadering´ ben je toch digitaal verbonden met je collega´s in de vergadering. Je hoeft niet bang te zijn voor een gebrekkige audiokwaliteit, wat de meeting ervaring doorgaans negatief beïnvloedt. Want met HybridMeetings+ zorgen we ervoor dat alle deelnemers vlot verstaanbaar zijn. Via dit aanbod laten we je inzetten op de juiste technologische uitrusting voor je organisatie. Resultaat? Een uniforme en consistente gebruikerservaring voor alle collega’s. Alsof je écht face-to-face vergadert!

Besef wel dat hybride vergaderen een veranderingsproces is. Dus niet alleen de technologie, maar ook de mensen moeten aan boord zijn. Met de juiste adoptie en change management aanpak leer je alle medewerkers het gewenste gedrag aan. Maak zeker afspraken rond etiquette en spelregels. Denk bijvoorbeeld aan standaard camera’s aan, microfoon dempen voor wie niet aan het woord is enzovoort. Maak gerust ook gebruik van de apps in Microsoft365, zoals de handopsteekfunctie, break-out rooms, applaudisseren of zelfs polls!

EngageTeams+

Veel organisaties menen vandaag de dag de klant centraal te stellen: van het ontwerp van hun product of dienst tot de klantenservice. Maar hoe vaak maak je het zelf nog mee dat je minutenlang het wachtmuziekje hoort? Of dat de persoon die je wil bereiken simpelweg in lunchpauze zit? Dit soort situaties stralen geen customer centricity uit. Zeker niet indien het over een eenvoudige vraag gaat die bijvoorbeeld net zo goed via een chatbot op de website kon worden behandeld.

Ga daarom voor meer bereikbaarheid, continuïteit, maar vooral ook voor meer empathie naar je klanten toe. Met de feilloze bereikbaarheid via Anywhere365 geef je je klanten een nog betere ervaring in hun customer journey . Uiteindelijk maakt het voor niemand uit of de vraag mondeling of schriftelijk wordt beantwoord. De oplossing voor de nood van de klant moet centraal staan. En die kan ook op een creatieve manier worden ingevuld. Denk aan chatbots, een Interactive Voice Recognition (IVR) systeem, een FAQ of een virtuele assistent. Deze verschillende manieren van klantcontact in de customer journey noemen we ook wel omnichannel dialoog beheer. Samen met jou analyseren we tijdens de workshops graag de gewenste contactmomenten met je klanten.

Meer weten?

Op 9 maart vond ons webinar plaats met Hybrid Working als rode draad. Je kan onze sessies over Teams governance, hybride werkvormen voor al je vergaderingen en telefonie én procesoptimalisatie met PowerPlatform hier gratis herbekijken

 

Ontdek de stap voor stap oplossingen naar een intelligent communicerende werkplek!


Gerelateerde artikels

Alle blog artikelen