Word meester in hybride vergaderen en stel je vergaderpubliek centraal

Geschreven door

Margo Kosters
26/01/2021

Van online gemeenteraden, dagelijkse afstemmomenten onder collega's tot digitale kerstborrels via Microsoft Teams: er is één ding dat we met zekerheid kunnen stellen en dat is dat we er in 2021 niet standaard vanuit zullen mogen gaan dat een geplande vergadering ofwel fysiek ofwel digitaal zal doorgaan. Wel dat de kans groter is dat je bij een hybride vergadervorm uitkomt. Zo belt de ene medewerker misschien in vanuit een koffiebar, iemand van thuis, zit iemand in de trein of de wagen op weg naar een klant en zitten er nog drie teamleden samen in een kantoorruimte. Een hoop achtergrondgeluiden en afleiding is niet abnormaal in zo'n situatie. Hoe ga je daar dan mee om? Fysieke vergadergewoonten zomaar kopiëren naar een hybride vorm zal geen succes opleveren.

In dit artikel geven we je tips mee om je hybride werkcultuur te laten slagen. Waarom we spreken over een werkcultuur en niet een vergadercultuur? Vergaderen mag natuurlijk nooit een doel op zich zijn. Wanneer we het hebben over vergaderen, zien we dat bij Synergics liever breder als synchroon bijeenkomen en zoals Priya Parker stelt, is bijeenkomen een hele kunst. Die kunst begrijpen en beheersen, daar helpen we jullie organisatie met veel plezier bij. 

Etiquette tijdens het online vergaderen 

Gooi assumpties overboord. Maak het impliciete expliciet. Zet in op etiquette en zorg ervoor dat deze ingebed is in de communicatie vanuit de organisatie, maar ook gedragen wordt door je (midden)management in zowel hun communicatie als hun stijl. Zeker als het bijvoorbeeld gaat om een begroeting en afronding van een hybride meeting, is het van belang hier een duidelijk kader voor te schetsen. Gaan de deelnemers op de fysieke locatie in een vergaderzaal bijvoorbeeld al met elkaar in gesprek nog voor de officiële vergadering van start gaat? Of zijn er bepaalde uitingen in lichaamstaal die uitgewisseld worden op deze plek, die onmogelijk opgepikt kunnen worden door de deelnemers die digitaal deelnemen vanaf een andere locatie? Onder het thema etiquette verstaan wij ook gedragingen als multitasken. Leg binnen je organisatie vast hoe multitasken geïnterpreteerd mag worden: is het ´done´ of echt ´not done?´ Denk bijvoorbeeld aan een collega die tijdens de vergadering zijn mobiele telefoon opneemt en in beeld blijft zonder microfoon aan. Blijf er wel over waken dat we ook op afstand met elkaar verbonden kunnen blijven en elkaar begrijpen. 

Hybride inclusiviteit 

Zet in op een uniforme beleving van je vergadering. De beleving van een vergadering start al voor je de deur open zet naar de (virtuele) vergaderruimte. Vanaf het moment dat je de vergadering initieert, is het van belang het doel van je bijeenkomst te communiceren. Vaak gaan we er vanuit dat dit voor de deelnemers wel duidelijk zal zijn. De uniforme beleving hangt daarnaast natuurlijk deels af van de technologische oplossingen door camera en geluid, maar vergeet ook zeker het belang van onze menselijke gedragingen niet. Overbrug de introvert- extravert verschillen qua persoonlijkheden in de hybride vergadering door maximaal gebruik te maken van de beschikbare technologische tools. Denk aan breakout rooms, Polls binnen de vergadering en de vergaderchat. Daarnaast kan je de inclusiviteit in de vergadering ook vergroten door expliciete vergaderrollen aan te duiden. Nu zijn vergaderrollen als voorzitter en notulist vast niet nieuw voor je, maar had je al eens overwogen een procesbewaker aan te duiden of een 'verantwoordelijke voor energie en welzijn' die af en toe een icebreaker initieert of een break-out? 

De menselijke maat in een plaats- en tijdsonafhankelijke werkcontext 

Plaats en tijdsonafhankelijk werken, bleek in 2020 veel voordelen te hebben voor werknemers, zo blijkt uit vele onderzoeken die uitgevoerd zijn tijdens de Covid19 pandemie. Laat ons deze nieuwe realiteit echter niet alleen door de roze bril bekijken, maar ook de psychologische effecten van thuiswerken meewegen. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat eenzaamheid op de loer licht bij thuiswerkers. Vandaar dat we in onze Hybrid+ trajecten willen inzetten op de menselijke maat in een plaats- en tijdsafhankelijke werkcontext, maar zeker ook in een hybride setting.  

We missen niet ons kantoor, maar de verbintenis met collega´s. Wanneer we onze (hybride)meetings alleen nog vormen rond de overdracht van informatie, missen we de mogelijkheid om informele contacten op te bouwen en te behouden. 

Ga voor maximale betrokkenheid onder deelnemers en check vooraf de ´polsslag´ van medewerkers door middel van een check-in. Wees gerust, we doelen hier zeker niet op fysiek contact in de letterlijke zin van een hand op de pols leggen. We zetten in op een moment van contact, waarbij we stilstaan bij iemands gemoedstoestand. Hier geen rekening mee houden en rechtstreeks uit de startblokken vliegen, kan betekenen dat je vergadering minder productief is of zelfs minder kwalitatief. Het is namelijk een illusie te denken dat emoties geen rol spelen in een professionele context of dat deze geen impact zullen hebben op de uitkomst van een brainstormsessie. Reserveer dus tijd voor een check-in en een kennismaking wanneer deelnemers elkaar nog niet eerder hebben ontmoet. 

Neem het hybride concept dus niet te licht, maar neem de menselijke en technologische uitdagingen serieus. Een bedrijf dat een plaats- en tijdsonafhankelijke werkcultuur in haar kern heeft, is bijvoorbeeld GitLab. De CEO van deze organisatie zegt dat hybrid work modellen, waarover veel bedrijven nu zeggen dat ze deze zullen omarmen in de toekomst, vreselijk kunnen uitpakken. Vreselijk, omdat we oude gewoontes en gedragingen proberen verder te zetten en te kopiëren in een setting die daar niet voor geschikt is. 

 

Zin om na het lezen van deze inzichten dieper in te gaan op jouw specifieke uitdagingen bij je organisatie? We komen graag met je in contact om aan de hand van onze op PROSCI verandermanagement gebaseerde aanpak, jullie transitie naar een hybride werkcontext te doen slagen.

Klaar voor jouw digitale transformatie? Contacteer ons!


Gerelateerde artikels

Alle blog artikelen