Beïnvloed je persoonlijke productiviteit niet door O365-impulsen

Geschreven door

Sien de Pauw
06/04/2020

Het productiviteitsplatform Office 365 biedt jou heel wat opportuniteiten om je dagdagelijkse werking te verbeteren. Dit scala aan mogelijkheden kan echter leiden tot een teveel aan prikkels, waardoor je productiviteit net afneemt. Ik geef je graag enkele pijlers mee die jou helpen om het evenwicht te bewaren. 

Ontdek je gewoonten en zet Office 365 in om slimmer te werken

Wist je al dat je met de juiste licentie* via MyAnalytics je werkpatronen kan bekijken? Deze cijfers, gebaseerd op Artificial Intelligence in Office 365 van Microsoft, geven je inzicht in hoe je bijvoorbeeld omgaat met Outlook. Daarnaast krijg je nuttige tips om je gebruik van deze apps te optimaliseren. 

*MyAnalytics is beschikbaar voor iedereen met Microsoft 365 en een Office 365 Enterprise- of Business-suite die zakelijke gehoste e-mail (Exchange Online) bevat.

Je werkpatronen delen we op in 4 topics:

  1. Focustijd
  2. Welzijn
  3. Netwerk
  4. Samenwerking

 Heb je geen toegang tot MyAnalytics? Niet getreurd! Ook zonder MyAnalytics kan je met enkele van deze tips heel wat vooruitgang boeken. 

Focustijd

No alt text provided for this image

Plan genoeg focustijd in! Focustijd is tijd waarbij je ononderbroken kan doorwerken aan verschillende taken.

Met de Outlook-invoegtoepassing 'Insights' kan je focustijd reserveren in jouw agenda. Tijdens deze geplande momenten worden allerlei meldingen gedempt én automatisch terug hernomen na afloop van je focustijd. 

Tip: plan je focustijd in bij de start van je werkweek. Zo heb je zeker voldoende tijd om je werk rond te krijgen. Is jouw agenda al volop gefragmenteerd door geplande vergaderingen? Probeer deze vergaderingen dichter bij elkaar te plaatsen en te groeperen. Zo creëer je grotere blokken om focustijd in te plannen.

Welzijn

No alt text provided for this image

De mobiele applicaties binnen Office 365 en Microsoft Teams in het bijzonder, brengen heel wat voordelen met zich mee. Op eender welke locatie, op eender welk tijdstip, blijf je steeds verbonden met je teamgenoten. Zo is productiviteit niet langer beperkt tot de tijd aan je bureau.

Toch brengt dit een extra uitdaging met zich mee: je mobieltje zit immers ook in je zak na je werkuren, maar hoe hou je dan werk en privé gescheiden? De verleiding is immers groot om binnenkomende meldingen in Microsoft Teams toch te bekijken en eventueel zelfs te beantwoorden.

Het is belangrijk om je los te koppelen van het werk en om je vrije tijd te gebruiken om je op te laden.

Een handig hulpmiddeltje is het instellen van 'stiltetijd'. Dit zijn uren waarin je geen mobiele meldingen van Microsoft Teams ontvangt. Om stiltetijd in te stellen, druk je op de 3 streepjes in de linkerbovenhoek van je Microsoft Teams app op je smartphone. Kies vervolgens voor 'instellingen' en daarna voor 'meldingen'.

Om meldingen na je werkuren uit te schakelen, klik je op 'Stiltetijd'. Personaliseer je 'stiltetijd' volgens jouw werkritme.

No alt text provided for this image

 

Netwerk

Het is belangrijk om voortdurend in contact te staan met de juiste personen. MyAnalytics toont jou met wie jij het vaakst samenwerkt, zowel intern als extern.

Hierbij kan je nagaan met wie je het vaakst in vergaderingen zit. Evalueer hierbij ook de vergadering zelf. Misschien kan je ze wel verkorten of zelfs schrappen? Als je jouw vergaderlast wil verminderen, kan je starten met terugkerende vergaderingen te herzien en ervoor te zorgen dat ze elke week volop worden benut. Overweeg ook om vergaderingen met collega's op te splitsen, verdeel de verantwoordelijkheden en koppel daarna naar elkaar de informatie terug. 

Samenwerking

No alt text provided for this image

Het kwam reeds aan bod in de vorige puntjes: ga goed na met wie je samenwerkt en in hoeverre je jouw tijd nuttig kan (her)verdelen tussen vergaderingen bijwonen en focustijd. Dankzij MyAnalytics krijg je een duidelijk overzicht van jouw vergadergewoonten.

Sta zelf eens stil bij onderstaande gegevens en neem deze eventueel mee als inspiratie om spelregels rond vergaderen in te voeren. Een goede vergaderetiquette (die je hier kan terugvinden) kan jou hierbij helpen.

 

 

Wens je meer te weten over hoe je je medewerkers van thuis uit toch productief kan laten samenwerken?
Neem dan contact met ons op!
 

Download het gratis Microsoft Teams eBook.


Gerelateerde artikels

Alle blog artikelen