Verhoog de productiviteit van je werknemers met Microsoft Teams

Geschreven door

Sien de Pauw
05/02/2020

Office 365 verzamelt tal van applicaties, noem het een productiviteitsplatform, waarin Microsoft Teams de hoofdrol speelt. Maar waarom is dat precies? We antwoorden hier graag op door je een eerste idee te geven over hoe Microsoft Teams jouw medewerkers kan helpen om hun productiviteit te verhogen.


Gerichte conversaties: Communiceer realtime en hou iedereen op de hoogte.

E-mail is bij de meesten onder ons nog steeds het meest gebruikte communicatiemiddel op professioneel niveau. Maar bij de voordelen ervan bedenk je ook vast enkele nadelen. Zo kan er wel wat informatie verloren gaan door het (irrelevant) adresseren van contacten (CC) en stapelen al je samenwerkingen zich door elkaar op in je reeds overvolle mailbox.

Sta daarom eens stil bij de vraag: hoeveel e-mails in jouw mailbox definieer je eigenlijk als interne communicatie? Te vaak nog teveel, toch? En net om die reden verkiezen we om je interne communicatie te verschuiven naar Microsoft Teams. Dit betekent echter niet dat je minder zal communiceren maar je zal wél gerichter met je team communiceren (zowel met interne als externe teamleden). Bovendien is alle communicatie meteen (letterlijk) gekanaliseerd in de desbetreffende werkplek van het onderwerp. Door het gebruik van @-mentions komt je boodschap ook steeds bij de juiste personen terecht. Je andere teamleden worden op die manier niet gestoord met een boodschap die voor hen op dat moment toch geen waarde brengt.

Een hub voor teamwerk: geef jouw team snel toegang tot de informatie die ze nodig hebben.

Microsoft Teams mag je beschouwen als een dashboard voor je dagdagelijkse productieve samenwerkingen. Behalve op communicatievlak waar, zoals gezegd, heel wat informatie heen en weer wordt gestuurd in, na een tijd lange, e-mail loops, is het samenwerken aan bestanden via e-mail langzaamaan gewoonweg inefficiënt. Hoe weten medewerkers nu dat ze de meest recente bestanden aan het bekijken en aanvullen zijn? Zonder duidelijk antwoord op deze vraag, kan je geen snelle en slimme beslissingen nemen. Bovendien mis je vaak een overzicht van de verschillende actiepunten die je nog moet uitvoeren. Je zal op deze manier dus zeker niet je team productiviteit verhogen.

Met Microsoft Teams hoef je niet meer heen en weer te e-mailen naar je collega’s in de hoop dat je de meest recente versie aan het bewerken bent. En je hoeft eveneens niet meer uit te dokteren welke communicatie over welk document gaat. Met Microsoft Teams is alle informatie, zowel communicatie, als werkdocumenten, notities, taakopvolgingen, enzovoort, voortaan gecentraliseerd in het bijhorende team.

Op maat van elk team de productiviteit verhogen.

Afhankelijk van het type samenwerking en het doel ervan, kunnen de noden verschillen per samenwerking waarvan je deel uitmaakt. Daarom raden we aan om jouw digitale werkruimte aan te passen. Gebruik inhoud en toepassingen die jouw team elke dag nodig heeft.

Met Microsoft Teams kan je jouw virtuele prikbord van het team personaliseren door verschillende tabbladen toe te voegen. Bij het toevoegen van de tabbladen kan je er zowel voor kiezen om Microsoft apps te integreren in je digitale werkplek als ook andere Cloud based applicaties die de productiviteit van de medewerkers in jouw team kunnen verhogen. De mogelijkheden zijn eindeloos, maar we geven als tip hierbij graag mee om bij deze denkoefening te vertrekken vanuit de noden en dan pas vanuit de tool.

Werk samen in een veilige omgeving.

We zien in vele organisaties dat werknemers die regelmatig samenwerken, naar andere productiviteitsapplicaties grijpen die niet erkend zijn door de organisatie. Dit noemen we Shadow IT. Vanuit productiviteitsperspectief begrijpen we de beweegreden wel; je wil immers efficiënt en in realtime samenwerken zonder plaats- en tijdsafhankelijk te zijn. Anderzijds is het niet onbelangrijk steeds je acties ook vanuit een security perspectief te evalueren om de veiligheid van je data en omgeving te kunnen garanderen.

Werken van overal vanop eender welk apparaat in de Cloud heeft duidelijk z’n grote flexibiliteit als troef én laat je slimmer samenwerken. Op een veilige manier. Hou wel in het achterhoofd dat veiligheid en compliancy ook enkele uitdagingen met zich meebrengt. Zo moet alle informatie van jouw organisatie gecontroleerd en beveiligd worden. Jouw medewerkers zullen immers mobiele apparaten gebruiken waarvoor toegang tot jouw netwerk en eventuele gevoelige data moet worden voorzien.

 

Meer leren over Microsoft Teams?
Er staan nog een heleboel relevante blogs over Teams voor jou opgelijst. Daarnaast hebben we een eBook geschreven over Microsoft Teams, waarin je alles ontdekt over deze productiviteitstool.
 

Download het gratis Microsoft Teams eBook.


Gerelateerde artikels

Alle blog artikelen