Het belang van een sterke interne communicatie

Geschreven door

Hans De Donder
06/10/2020

Communicatie is key, één van de grootste clichés ter wereld, maar ook de belangrijkste pijler voor elke succesvolle organisatie. Alles draait immers rond het delen van duidelijke, gestructureerde informatie, zowel naar klanten en andere externe partijen toe als naar je medewerkers en collega’s onderling.

Bovendien evolueren we steeds meer naar een digitale werkomgeving waardoor de nood aan een sterke en heldere interne communicatie dringender wordt. Organisaties zijn dan ook voortdurend op zoek naar hoe deze interne communicatiestromen het best ondersteund kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan verschillende IT-systemen zoals het intranet en de waaier aan samenwerkingsoplossingen en communicatiemiddelen als Microsoft Teams, Yammer, enzovoort.

Nu, voor je je helemaal verdiept in de talloze mogelijkheden van een intranet voor jouw organisatie, is het essentieel om het belang van een sterke interne communicatie ten volle te begrijpen. Het IT-technische aspect van een intranetsysteem is immers maar een stukje van de puzzel. Weten waarop je moet letten en wat de mogelijke valkuilen zijn, vormt de grootste uitdaging. 

In deze blog willen we je alvast een stukje op weg helpen door aan te tonen waar de mogelijke strubbelingen in je huidige interne communicatie kunnen zitten en waarom een sterke interne manier van kennisdeling en communiceren zo belangrijk is.

Problematiek inzake interne communicatie

Heel wat organisaties die nog niet beschikken over een intranet of een ander handig communicatiesysteem, gebruiken e-mail als het ultieme communicatiemiddel. Helaas zorgt dit niet alleen voor een overvolle mailbox, maar ook voor heel wat misverstanden. Niet iedereen krijgt dezelfde informatie mee, medewerkers worden overstelpt met een toevloed aan informatie die niet altijd even relevant is, kortom het wordt chaotisch. 

Bovendien evolueren we steeds meer naar een flexibele en digitale manier van werken waardoor niet iedereen op hetzelfde moment beschikbaar is en er een bepaalde afstand ontstaat. Dit verhoogt sterk de nood aan een duidelijk en gestructureerd communicatiesysteem waarin collega’s met elkaar in contact kunnen komen, informatie kunnen delen en zich opnieuw deel van een groter geheel kunnen voelen.

Daarnaast merken we ook dat organisaties die wel al gebruik maken van allerhande communicatiemiddelen, alsnog problemen ervaren met hun interne communicatie. De middelen zijn voorhanden, maar werknemers weten niet meer welke applicatie of systeem ze best gebruiken voor welk type informatie. Ze raken gedemotiveerd en zijn ongeïnteresseerd.

Waarom is een sterke interne communicatie noodzakelijk?

Wanneer we het hebben over de interne communicatie van een organisatie kunnen we dit opdelen in enkele essentiële stukken, namelijk: kennisdeling en van elkaar leren, inzichten krijgen in de werkomgeving en connectie met het leiderschap.

Kennis delen en van elkaar leren

Dit betreft de brede definitie van interne communicatie: het delen van informatie met collega’s en medewerkers om elkaar te helpen bij projecten, samen te werken en te leren van elkaar. Het uitwisselen van interesses, ideeën en werkwijzen motiveert werknemers sterk, tenminste als het op een toegankelijke en heldere manier gebeurt. Deze vorm van interne communicatie moet dus steeds op een open en laagdrempelige manier kunnen plaatsvinden.

Verkrijgen van inzichten in de werkomgeving

Meten is weten en dat geldt ook voor de interne communicatie van je organisatie. Klinkt misschien vreemd, maar wanneer je op de juiste manier je interne communicatie organiseert, met andere woorden het juiste communicatieplatform kiest, kom je heel wat te weten over het gedrag van je werknemers, de manier waarop ze samenwerken, enzovoort. Toch wel belangrijk in een tijdperk waar het verzamelen en analyseren van data centraal staat om tot het beste resultaat te komen.

Connectie met leiderschap

Dit laatste onderdeel is er eentje dat in heel wat organisaties sterk onderschat wordt, namelijk het verkleinen van de kloof tussen de werknemers enerzijds en de organisatie of de beleidsvoerders anderzijds. Werknemers zijn gevoelig voor betrokkenheid, ze willen zich deel voelen van het grotere geheel. Dit kan gestimuleerd worden door een vlotte interne communicatie over bedrijfsinformatie allerhande, zeker wanneer het tweerichtingsverkeer is en medewerkers betrokken worden bij het nemen van bepaalde beslissingen binnen de onderneming. Wanneer je je medewerkers betrekt bij verschillende facetten van de bedrijfswerking, voelen ze zich geapprecieerd en is het des te eenvoudiger hen mee te krijgen in een bepaalde richting. 

Dit laatste is trouwens erg belangrijk wanneer je als organisatie wil starten met een intranetsysteem. Wil je hen overtuigen van een nieuw communicatiesysteem, dan doe je er goed aan hen te betrekken bij de opzet ervan. Dat is waar we bij Synergics ook de nadruk op leggen, de betrokkenheid van medewerkers in het opstarten van een intranet. Tenslotte zijn zij de eindgebruikers en de belangrijkste spelers voor een sterke interne communicatie.

 

Op zoek naar de geschikte methode om de interne communicatie binnen je organisatie te optimaliseren en ondersteunen? Neem dan snel contact op met ons. We nemen samen je interne communicatie onder de loep, bespreken de mogelijkheden van onze Intranet+ en helpen jouw organisatie op weg naar een betere interne communicatie en werking die met voortdurende verbeteringen klaar is voor de toekomst.

 

New call-to-action

 


Gerelateerde artikels

Alle blog artikelen