Planner en To Do komen samen in Tasks

Geschreven door

Margo Kosters
29/10/2020

Taken zijn de bouwstenen van ons werk. Ze helpen ons om bij te houden wat we nu moeten doen en wat er daarna moet gebeuren. Maar taken zijn moeilijk te beheren, vooral wanneer je tussen verschillende plaatsen moet bladeren om ze allemaal te zien. Het bijhouden van je taken kan lastig zijn, zeker als je de gewoonte hebt deze op verschillende plaatsen te noteren. De To Do-app van Microsoft kan je helpen je persoonlijke takenlijst onder controle te houden vanaf je laptop, of ´on the go´ op je mobiele telefoon.

Ontmoet dé applicatie voor al je taken: Tasks in Microsoft Teams

Microsoft kondigde het huwelijk tussen de To do-applicatie en Planner vorig jaar al aan en momenteel is de uitrol van de gecombineerde app in Teams, Tasks genaamd, volop bezig. Zoeken naar taken en vertrekken uit Teams naar een andere app hoeft niet meer. Zowel je team taken in Planner, persoonlijke taken van To Do als de taken uit Outlook komen bijeen in Tasks, waardoor je één plek hebt om je teamplannen en individuele taken te beheren. Met het uitrollen van Taken in Microsoft Teams belooft er dus een nog meer coherente taakbeheerervaring aan te komen in je hub voor teamwerk.

Recent begon het uitrollen van Tasks in Teams op de desktop naar een kleine groep gebruikers en die uitrol gaat door tot en met september. De Tasks in Teams mobiele ervaring zal niet beschikbaar zijn totdat de desktop rollout is voltooid.

Tasks in Teams als een app zal zowel Planner als To Do taken laat zien. Het zal ook mogelijk zijn om het als een tabblad aan individuele Teams kanalen toe te voegen en alleen Planner-taken te laten zien.

Ga aan de slag en maak je eerste taken aan in Tasks

TasksOm de Taken in de Teams app te krijgen, wanneer deze beschikbaar is, klik je op de drie puntjes in de Teams navigatiebalk (links) en selecteer je Planner. Neen, dat is geen typfout: terwijl de nieuwe Planner ervaring in het bureaublad van je teams wordt uitgerold, blijft de naam van de app in eerste instantie Planner. Het zal dan weldra veranderen in Taken door Planner en To Do. Tot slot wordt het vereenvoudigd naar Taken (of Tasks, afhankelijk van de taal die je voor Teams hebt ingesteld). Op de mobiele toepassing van Teams zullen gebruikers de naam van de app altijd zien als Tasks.

Het bovenstaande geldt ook voor het tabblad dat je kan toevoegen door het "+"-pictogram bovenaan een teamkanaal te selecteren.

Deze naamvolgorde is met opzet bedacht om verwarring te voorkomen bij degenen die deze communicatie zouden missen. Niets aan de functionaliteit van de app zal veranderen tijdens dit proces; het heeft alleen invloed op de naam. Hier is een grafische weergave van de volgorde ter referentie.

TasksTeams

Als je de nieuwe Taken ervaring niet ziet na het toevoegen van de app, geen paniek. Tasks in Teams wordt geleidelijk aan beschikbaar voor iedereen, je zult het de komende weken zien verschijnen. Als deze al beschikbaar is voor jou, bekijk dan eerst onderstaande tips om vervolgens aan de slag te gaan.

Er zijn een aantal spannende toevoegingen gemaakt aan de Tasks in Teams ervaring. Hier volgt een korte samenvatting van die wijzigingen:

  • Task publishing laat organisaties taken creëren op organisatieniveau en deze taken doorsturen naar doelgerichte teams met eerstelijnswerkers. Bijvoorbeeld; de leidinggevenden van een landelijke retailer kunnen taken aanmaken voor een aankomende promotiecampagne, die lijst naar alle betrokken winkellocaties sturen en vervolgens de voortgang van de toegewezen taken volgen. Winkelmanagers kunnen eenvoudig taken toewijzen aan individuele werknemers, terwijl eerstelijnswerkers een eenvoudige lijst met prioriteiten van die taken kunnen zien op hun persoonlijke of bedrijfsgebonden mobiele apparaat.

  • Taken in Teams is beschikbaar in Teams desktop, web en mobiele toepassingen. Als Tasks in Teams wordt toegevoegd in Teams op desktop, verschijnt het ook in de andere twee omgevingen. Een uitzondering hierop zijn gastgebruikers die toegang hebben tot het tabblad 'Taken' maar alleen de app op mobiel zien.

  • Zowel de Taken in Teams app als het tabblad bevatten vier weergaven: het traditionele bord, grafieken en planning views van Planner, plus de nieuwe List view. Alle vier zijn beschikbaar in de Teams desktop- en webervaringen, maar alleen de lijstweergave is beschikbaar op mobiel.

  • De nieuwe lijstweergave heeft ook een nieuwe mogelijkheid: bewerk meerdere taken tegelijk. Zowel op het bureaublad als op het web kan je in plaats van dezelfde bewerkingen uit te voeren op elke taak afzonderlijk, alle betrokken taken tegelijkertijd bewerken. Deze functie ondersteunt wijzigingen voor de voortgang, prioriteit, vervaldatum en meer, afhankelijk van de takenlijst die je bekijkt.

Ja kan op deze toevoegingen dieper ingaan op de hiervoor bestemde Microsoft Docs-pagina.

Maximaal efficiënt je takenlijst beheren

Tasks in Teams is de eerste grote stap in het opbouwen van een meer samenhangende ervaring met taakbeheer in Microsoft 365 apps. Outlook synchroniseert reeds alle taken met To Do, waar je meer taakdetails kan beheren. Office zal binnenkort ook ondersteuning bieden voor taakopdrachten vanuit @-posten in Word, Excel en PowerPoint.

We noemen deze hele inspanning Taken in Microsoft 365, en het draait om drie kernprincipes: coherentie, intelligentie en integratie. Het maakt deel uit van een groter initiatief op het gebied van collaboratief werkbeheer dat tijdens Microsoft Inspire werd gelanceerd. Je kan de 30 minuten durende presentatievideo over die inspanning hier bekijken.

 

Maakt jouw team nog geen gebruik van de Planner app in Teams? Test en ervaar hoe eenvoudig taakopvolging voortaan kan!

Your mind is for having ideas, not holding them - David Allen
Bewaar dus nooit taken in je hoofd, maar noteer ze.

New call-to-action


Gerelateerde artikels

Alle blog artikelen